領収書や請求書、申告書など、“書類”は年々増えていくばかりですよね。
こういった書類は確定申告が終わったら捨ててしまっていいのでしょうか？
書類はそれぞれ保存期間が“法律”によって決められています
書類の保存期間
税金の法律で決められているもの
領収書・請求書・・・7年間（※1）
申告書・・・7年間 （※1）
上記書類の保存期間が7年間とされているのには理由があります。
それは、税金の申告に誤りや不正などがあった場合の調査期間に関係しています。
通常の税務調査は3年間ですが、申告内容に気になる点があれば5年間遡って調査をされます。（国税通則法の第70条によると、すべての税金について税務調査で遡及できる年数は5年と定められています。）
そして申告された内容に不正行為があったなどとされた場合には最長で7年間の調査が可能とされています。（国税通則法第７０条4）
ですので、領収書・請求書や税務申告書は7年間保管しておく必要があるのです。
（※1）一般的には7年間ですが、赤字が出ている会社の保存義務の期間は10年間です（次項で説明します）
赤字が出ている会社は10年間の保存義務
会社の決算で赤字が出ている場合、その損失を翌年以降10年間繰り越すことが出来ます。
これに合わせて、“赤字が出ている会社は10年間”書類を保存しておいてください。
民法上で決められているもの
民法には、権利の“時効”についての定めがあります。
一般の債権については10年間権利を行使しなければその権利は消滅します。
債権又は所有権以外の財産権については20年間権利を行使しなければその権利は時効により消滅することとされています。
さらには、不法行為に基づく損害賠償請求権の時効期間は不法行為の時から20年と定められています。
ですので、 不動産の売買やその他の商談などに関する重要な契約書については最低でも20年間は保管するようにしましょう。
会社法で決められているもの
会社法では、株主総会議事録や取締役会議事録、計算書類などの書類に関して、10年間の保存を定めています。
また、仕訳帳や請求書、領収書などの経理・税務関係書類に関しては7年間の保存を義務付けています。
永久的に保存が必要な書類
設立届や青色申告承認申請書など、届出書関係の書類は、どんな届出書を提出しているかによってその後の税金の計算などに大きく影響してきます。
保存期間は特に決まっていませんが、すごく大切なものです。
これらは破棄をせず、できるだけ永久的に保存しておいてください。
誤って捨ててしまったら・・・
万が一誤って捨ててしまった場合にも、これらの書類は税務署に保管されています。会社の代表者本人や税理士が税務署に問い合わせれば、見せてもらうことが出来るので安心してください。
ただし、あくまでも“誤って”捨ててしまった場合やなくしてしまった場合です。
税務署に行ってもコピーなどはとらせてはもらえないため、できるだけ大切に保管をしておいてください。
また、定款や株主名簿、社規や社則などの書類についても、法律による保存期間の定めはありませんが、重要な書類ですので、永久的に保管をしておくことが望ましいといえます。
人事関係の書類の保存期間
人事関係の書類に関しては、雇用保険に関する書類が最長4年間、健康保険・厚生年金に関する書類が2年間、労働者名簿や賃金台帳、雇入れ・退職に関する書類・タイムカードなどが3年間、健康診断個人票は5年間とされています。
つまり、最長でも5年間の保存とされているため、基本的には5年が過ぎたら廃棄してもかまいません。
破棄する場合の注意点
書類の保存期限が過ぎて破棄をする場合にも、できるだけスキャンなどによってデータとして残しておくことをお勧めします。
書類を残すことは自らの会社や従業員を守る手段にもつながるかもしれません。
必要なもの、残す必要がないもの、これらをきちんと選別することが大切です。
そして、重要な書類を捨てる際には“シュレッダー”にかけるか、“書類廃棄サービス”に依頼することをお勧めします。
重要な書類ということは、それだけ外部の者にとっても大きな意味を持つ書類になります。
機密事項の漏えいにもつながりかねませんので適切な方法により破棄をしてください。
まとめ
書類にはそれぞれ「税法」や「民法」「労働基準法」その他さまざまな法律の観点から保存期間が定められています。
書類は年々膨大になるばかりですが、安易には破棄せずに保存期間をきちんと把握したうえで、必要がなくなったものから順次確認の上、廃棄するようにしましょう。
また、保存期間を過ぎたものでも、この先何らかの事情により必要となるものがあるかもしれません。
本当に重要と思われるものは保存期間に関係なく大切に保管をしておくことをお勧めします。
もし、保管スペースなどの都合でどうしても保存が難しい場合には、スキャンなどにより、データとして保存をすることも検討してください。
※ただし、スキャンによる保存では法的効力がなくなってしまうこともありますので、専門家に相談の上、適切な方法によることをお勧めします。
コメント